Vos données sont un trésor, nous fournissons la clé

5 manières dont la BI aide le contrôle de gestion à atteindre ses objectifs au quotidien

Contrairement à son intitulé de poste, le “contrôleur” de gestion ne fait pas que “contrôler” : véritable pilote de l’entreprise, il a tout intérêt à se saisir d’outils BI.

Comme toutes les grandes fonctions de pilotage de l’entreprise, le rôle du contrôleur de gestion évolue. Face à l’explosion des données et des chiffres qui sont sa matière première, il doit lui aussi s’adapter. Son implication dans la transformation des organisations est d’autant plus importante qu’il est le garant de la stabilité de l’activité et des analyses.

Évolution rapide des outils et des méthodes, modification des référentiels en externe : l’éco-système du contrôleur de gestion vieillit. Certains symptômes ne trompent pas : empilement des reportings, difficulté à tenir les délais, difficulté à publier les résultats, recours à des consultants externes, multiplication des tableurs Excel…Tous ces phénomènes fragilisent la performance. Ils témoignent d’une nécessité d’optimiser ses outils comme ses méthodes de travail.

Paradoxalement, 48 % des contrôleurs interrogés ne sont pas satisfaits des outils mis à leur disposition, et les ⅔ considèrent la croissance des volumes de données comme une menace* – au lieu de les voir comme une opportunité. Il est pourtant important que les contrôleurs de gestion adoptent des solutions qui peuvent par bien des manières renforcer leur poste, revaloriser leur activité, booster la performance et la compétitivité de l’entreprise.

La BI est ainsi un atout pour :

 

1. Sécuriser ses données

Le gisement de données de l’entreprise est au coeur du métier de contrôleur de gestion. Récolte, extraction, analyse : il a véritablement la “tête dans les data”. Pour ne pas se noyer, et capter uniquement les données pertinentes à son analyse, il est impératif qu’il s’en remette à la DSI et soit à l’initiative de la mise en place d’une vraie gouvernance numérique. Cette dernière sera gestionnaire de l’infrastructure des bases de données, assurera leur propreté, et conservera le contrôle sur leur accès.

En lançant un projet BI, le contrôleur de gestion fait de ses données une priorité corrélée à la performance de l’entreprise, et met en place une véritable politique de normes. Elles pourront être auditées, nettoyées, rationalisées, avec une formation en Master Data Management pour la DSI qui mettra en place des bonnes pratiques. Parier sur un consultant BI sera ainsi un véritablement investissement gagnant pour que l’ensemble de l’entreprise puise dans une matière première fiable et homogène pour tous.

 

2. Enrichir ses données

Les données internes sont, certes, au coeur des enjeux. Mais le contexte économique de plus en plus concurrentiel pousse le contrôleur de gestion à enrichir sa base pour intégrer des données exogènes. Ces dernières viendront affiner les prises de décisions en fonction des chiffres de la concurrence (parts de marché), mais aussi des données opérationnelles et commerciales (carnets de commandes, vitesse et volumes de fabrications etc.)

L’explosion des données et leur digitalisation les rendent de plus en plus ouverte (comme en témoignent les initiatives d’Open Data), permettant au contrôleur de gestion de se saisir de les intégrer à ses analyses. Une solution BI les agrégera de façon optimale même si elles proviennent de différentes sources.

 

3. Booster ses process

La formule est aujourd’hui classique : le contrôleur de gestion est un “Business partner”. Il est intégré aux processus de décisions et travaille de manière transverse avec les différents métiers. L’utilisation qu’il fait des données sert à la prise de décision : c’est ce rôle stratégique qui fait de lui un co-pilote de taille.

Aujourd’hui, ce rôle est poussé plus loin par les innovations technologiques. ”Après être devenu un business partner à part entière, le contrôleur de gestion doit maintenant apporter une vision différente de la société en utilisant les nouveaux outils mis à sa disposition », explique Frédéric Doche, Président du bureau Contrôle de Gestion de la DFCG.

Et pourtant : Excel est encore le seul outil de pilotage dans 56% des sociétés*. Si il reste un bon outil, il demeure limité comparativement aux fonctionnalités avancées d’une solution BI. Planification budgétaire, bilans financiers, simplification…Les grands éditeurs tels qu’Oracle proposent des services de pointe depuis le Cloud. Des services qui embarquent souvent l’interface Excel, permettant à l’utilisateur de capitaliser sur son savoir-faire et prendre facilement en main une solution sans formations techniques.

Les contrôleurs de gestion deviennent de plus en plus nombreux à utiliser des process innovants tels que le fameux rolling forecast (en hausse de 19% depuis 2014), avec des fréquences de rendus beaucoup plus rapides sur une base mensuelle plutôt que trimestrielle. Cette “simplification” des process budgétaire est une évolution de taille : plus agiles, plus réactifs, plus alertes, les contrôleurs de gestion bien équipés présentent un avantage concurrentiel pour leur entreprise.

 

4. Revaloriser son métier

La perte de temps liée à l’extraction, la collecte, la gestion ou la consolidation des données est une raison cruciale pour s’équiper d’une solution BI.

Selon une étude récente réalisée par l’IDC (International Data Corporation), un salarié perdrait 5 heures par semaine à rechercher une information pertinente sur son activité. Phénomène exacerbé pour le contrôleur de gestion qui compile à la main des tableurs Excel et doit en plus faire face à l’expansion des volumes de données.

Déléguer et travailler main dans la main avec la DSI est le premier réflexe vertueux à avoir. Par ailleurs, l’extraction et la consolidation des données sont des tâches parfaitement gérées par un outil BI, avec des premiers niveaux de reporting automatisables. Imaginez générer des rapports ultra-lisibles depuis un outil centralisateur de toutes les données de vos collaborateurs ? Cela contribuera aussi à un certain épanouissement personnel : libéré des tâches ingrates, le contrôleur de gestion pourra ainsi se consacrer à la partie la plus valorisante et exigeante de son métier : l’analyse et le conseil.

 

5. Devenir prescripteur d’information

En présentant des tableaux de bords et des indicateurs impactant et lisibles au top management, le contrôleur de gestion donnera plus de poids à sa force de conseil. Une solution agile lui permettra de restituer de façon intelligible des données complexes, encourageant la prise de décision.

Par ailleurs, en intégrant des données exogènes, le contrôleur de gestion peut se challenger en identifiant de nouvelles formes d’optimisation ou de nouvelles opportunités pour l’entreprise (passer d’un modèle de vente à un modèle de service, par exemple). Il devient alors une force de proposition dans l’évolution du business model.

Enfin, plutôt que de seulement “rendre des comptes”, le contrôle de gestion doit assumer une part plus importante de gouvernance d’activités et des ressources. En véritable prescripteur d’informations, le contrôleur de gestion repère la donnée pertinente (plutôt qu’il ne la restitue de façon exhaustive), et doit surtout intégrer dans ses pratiques l’arrivée des temps réels au sein de la Direction Financière. Facturation et comptabilité disponibles sur le Cloud, prises de commandes online par les clients qui bouleversent et accélèrent la chaîne…Assurer le reporting auprès de l’entreprise comme des investisseurs devient une mission live qui s’adapte à tous ces facteurs. Un défi qui nécessite du contrôle de gestion plus d’adaptation..Et de modernisation !

 

*Source : les Echos

 

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