Vos données sont un trésor, nous fournissons la clé

Comment rater son projet BI

Rater son projet BI : le grand récit d’un “fail” pour mieux voir les clés de la réussite.

Il était une fois l’histoire d’un décideur pourtant bien intentionné…Qui rate son projet BI. Quoi de mieux pour comprendre la recette du succès qu’en observer les pires erreurs ? Voici 5 clés pour rater un projet de Business Intelligence.

 

1. “Mes données ?! Mais elles sont très bien mes données !”

Pourquoi s’en faire ? Des données, vous en avez plein, et c’est tant mieux. Elles se ressemblent toutes forcément puisque tous les départements ont les mêmes. Vous n’avez en plus pas les fonds nécessaires pour mettre quelqu’un à plein temps pour s’en occuper.

Or, c’est là l’échec assuré : si vos données sont corrompues, vos tableaux de bords seront faussés ! Et non, cela ne veut pas dire que vos salariés entrent de mauvaises données, simplement ils n’entrent pas les mêmes données de la même manière (nomination) et au même moment. Un responsable Marketing qui entre des données au rythme de ses campagnes n’intégrera pas les mêmes éléments qu’un contrôleur de Gestion qui démarre ses comptes au 1er du mois – le timing n’est pas le même.

Vous risquez certainement de vous retrouver avec des données dupliquées ou faussées, qui donneront des KPI erronés. Prenez le temps de former la DSI au Data Management en interne. N’hésitez pas à attribuer du budget sur un audit data qui sera mené par le consultant BI. Ne sous-estimez pas non plus la montée en volumétrie des données : d’ici quelques années, l’industrie sera globalement débordée par des volumes sans précédents, qui doivent vous faire redoubler de prudence. Ne l’oubliez pas : vos data sont un trésor !

 

2. “Ah non, le projet est déjà délimité. Si on fait tout bouger, on ne s’y retrouve plus”

Un nouveau département à embarquer sur le projet ? Non, ça fait trop de monde. D’autres fonctionnalités à ajouter ? Non, ce n’était pas prévu. Vous ne pouvez pas sans cesse revenir sur ce projet BI : les choses ont été délimitées, et vous vous y tenez.

Dans la réalité, cela se passera rarement de cette manière. Vous pourrez délimiter autant que possible votre projet, il risquera fortement de bouger, et pour cause : un projet s’adapte à des utilisateurs, à un environnement, à des besoins. Certes, vous avez formulé ces besoins; mais un consultant BI est autant un expert de la data que des métiers : il sera force de conseil et en mesure de compléter les besoins déjà formulés. Vous ne pouvez pas acheter un outil rigide au risque que celui-ci ne soit jamais utilisé. Prévoyez jusqu’à 30% du budget de départ en coûts additionnels pour être tranquille, car vous pouvez être assuré que les fonctionnalités et le périmètre d’intervention (les fameux “lots” en jargon BI) bougeront, y compris après le lancement de la solution.

Vous en avez sûrement déjà fait l’expérience avec la méthode AGILE : gardez l’esprit ouvert en cours de route, exigez des rendus réguliers et restez au maximum en contact avec l’équipe projet pour éviter les mauvaises surprises.

 

3. “C’est notre outil, pas le leur !”

Ils sont gonflés, quand même. C’est vous qui avez été moteur du projet, défendu votre budget et formulé un besoin en BI, et maintenant d’autres départements aimeraient l’utiliser. Franchement opportunistes : c’est non.

Et pourtant ! Une des vertus de la Business Intelligence est bien de lutter contre les méthodes de travail “en silo” qui sont certes tentantes et récurrentes. En embarquant un nouveau département sur votre solution, cela pourra vous paraître plus compliqué à court-terme, m ais pour de grands bénéfices à long-terme, à savoir : l’alignement des équipes sur la même stratégie d’entreprise. Soyez donc fair-play et prêtez le ballon, vous renforcerez l’esprit d’équipe.

 

4. “Je veux le meilleur outil du marché”

Un collègue ou un ami a déjà un outil BI, et vous l’a conseillé. Forcément, vous lui faites confiance, il sait ce qui se fait de mieux. Vous pouvez y aller les yeux fermés.

Démystifions une première chose : il n’existe pas de “meilleur outil BI”. Par ailleurs, l’outil parfait pour Mr. A ne sera pas forcément le même que celui pour Mr. B. Tout dépend encore une fois de l’utilisation qu’en feront vos utilisateurs, de leur profil spécifique (leur “maturité BI”, leur rapport aux outils), de votre département, de votre environnement…Ici, c’est au consultant d’évaluer ce qui vous ira le mieux, et de le calibrer en fonction de cette évaluation. À lui de mettre en place une gouvernance si nécessaire, de peaufiner les fonctionnalités, les fréquences de reporting, l’apparence des tableaux de bords. Il existe beaucoup d’outils sur le marché à qualité égale, mais qui n’ont pas la même portée.

A l’image d’un Salesforce sur le marché du CRM de nombreux éditeurs BI et EPM ont investi massivement dans le marketing et promettent de révolutionner les pratiques (Qlik il y a quelques temps, Tableau, Anaplan dorénavant…). Encore une fois, il est bien important d’évaluer ses besoins court, moyen et long terme afin de choisir l’architecture idoine.

 

5. “La solution est lancée ? Ouf, le projet est fini”

Vous avez prévu une date de “fin de projet” : le lancement de l’outil. Logique, non ?

Et bien…Non ! Voire, pas du tout. Car c’est plutôt au moment de la livraison de l’outil que les choses se gâtent : des besoins non détectés apparaissent, des premiers bugs, des utilisateurs qui jusqu’ici ne s’étaient pas manifesté commencent à lever le doigt…Et ce, sans compter les heures de formation nécessaire à vos équipes pour prendre en main l’outil. Ayez donc une vision large : le lancement de la solution n’est certainement pas la fin de votre projet.

 

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