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Business Planning et modélisation budgétaire, indispensables pour la construction d’un cadre structurant
Le management de la performance implique de poser au préalable le cadre d’un processus structuré qui s’appuie sur le Business Planning et la modélisation budgétaire. Nous n’aborderons pas ici les fonctionnalités des solutions d’EPM pour la production des comptes statutaires et des reportings réglementaires qui renvoient davantage aux fonctions régaliennes des directions financières, pour nous attacher aux apports dans la gestion de la performance.
En bref, la planification budgétaire (« Business Planning ») vise à prendre du recul et à s’ouvrir au contexte plus large qui entoure l’entreprise. C’est l’occasion de conduire des réflexions sur les axes de croissance, les modalités de construction de la rentabilité et donc de la marge, le rendement des investissements, le cash management… La BI moderne aura un rôle à jouer sur ce terrain en proposant des fonctionnalités d’exploration avancée des données, notamment insidieuses, qui gravitent autour des données internes, et susceptibles de sous-tendre les changements d’orientation stratégique.
Et si cette planification stratégique, posant les principaux axes d’orientation du développement de l’entreprise, à savoir ses objectifs cibles, implique les échelons les plus élevés de la hiérarchie, sa traduction concrète et chiffrée, à savoir l’élaboration budgétaire, intègre quant à elle toutes les strates de l’organisation et donc différents niveaux et profils d’approbation.
Les problèmes du quotidien et le temps à y consacrer expliquent que les PME pensent pouvoir s’en dispenser, prenant le risque d’une gestion finalement très « intuitive », et le silotage des divisions dans les grandes organisations continue de témoigner de la pesanteur et de l’incohérence des modélisations budgétaires qui ne sont alors que l’agrégation de budgets individuels.
Les logiciels EPM : un environnement de travail commun pour décloisonner les directions
Au travers de l’outil d’EPM, on va avant tout rechercher une solution qui offre un environnement commun de travail, laissant la possibilité de customiser la modélisation. Son objectif principal : coordonner plusieurs personnes dans un laps de temps très court. L’entreprise se laisse ainsi l’opportunité de convertir son plan stratégique en un processus formel, cohésif, dynamique et centralisé qui pallie les questions de complexité et de coûts qui encadrent le montage budgétaire : quand il s’agit de jouer entre une multitude de feuilles de calcul Excel, de relancer les versions, sans compter les envois de mails avec des PJ compressés souvent source de gaspillage quand elles sont imprimées, sans compter les problèmes liés à la gestion de la charte graphique.
L’outil d’EPM contribue au management organisationnel de la performance en ce qu’il participe au décloisonnement des directions qui se réunissent autour d’objectifs concordants. On n’additionne plus les budgets des différents départements, on les combine de manière cohérente, chacun interagissant sur les autres. Le management de la performance vise ainsi à affecter les ressources là où elles sont nécessaires.
Cette dimension collaborative et transversale est renforcée par la volonté des éditeurs d’EPM d’intégrer de façon intuitive la collaboration et le workflow au cœur de leurs solutions, afin de permettre notamment à plusieurs collaborateurs de travailler sur le même support en même temps, et de suivre de manière graphique les étapes du processus budgétaire.
La contexte fortement itératif du budget implique de gérer un dialogue efficient entre les différents acteurs qui y participent, de rapprocher les données financières des données de gestion, de dynamiser les données en scénarisant avec beaucoup plus de fréquence et de variété (le What If du versioning), de fiabiliser les données et donc d’homogénéiser le message, de renforcer la confiance par plus de transparence et de fiabilité, de répondre à sa complexité en industrialisant voire en le documentant.
Il renforce également le management de la performance grâce à des actualisations budgétaires toujours plus roulantes : du forecast au rolling forecast !!! Si les solutions EPM se voulait originellement plutôt proactives en orientant la trajectoire à suivre, laissant le soin de « réagir dans l’action » à la BI, elle introduit de plus en plus cette dimension dans une restitution de l’information plus régulière.
Le management de la performance : voir plus loin que le processus budgétaire
Toutefois, il n’est pas possible d’envisager le management de la performance au seul regard du processus budgétaire. Au-delà de la vision très “macro” des objectifs stratégiques de l'entreprise traduite dans les budgets, le gisement de données et d'informations est tel que piloter les performances des directions ou animer des leviers de performances pour les actionner au quotidien est impossible avec les solutions d’EPM pure players. Cela impose donc de descendre à un niveau plus granulaire, en allant plus proche du terrain, là où les leviers d’action s’exercent, ce avec le soutien des solutions de BI. Solutions qui, en l’occurrence, ne se limitent plus seulement à digérer les données organisationnelles des SIO, mais intègrent des fonctions de Big Data et d’IA.
Aussi les outils de BI et d’analyse de la donnée sont désormais très souvent embarquées dans des solutions EPM qui se disent alors « all in one », mais il existe de nombreuses solutions indépendantes en Data Préparation et Data Visualisation qui ne sont pas intégrées au système d’EPM, et qui continuent de composer la chaîne décisionnelle.
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