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#3 - CHOISIR L’OUTIL ADAPTÉ À VOS BESOINS ET ENJEUX
Lors d’un projet de transformation, le choix de la solution est crucial. Si vous souhaitez faire des choses agiles, il faudra un outil agile ! Si vous exigez des process rigoureux, il faudra des workflows quelquefois complexes et sécurisés… Pas de panique, voici 5 conseils pour faire le bon choix.
#1 - RENCONTRER LE FOURNISSEUR… OU S’EN REMETTRE À DES CONSULTANTS EXPERTS !
Pour sélectionner la solution appropriée lors d’un projet de transformation, n’hésitez pas à rencontrer l’éditeur directement pour le challenger et obtenir l’information dont vous avez besoin. Sinon, faites confiance à des consultant.e.s ! Certifiés par les éditeurs, ils seront en mesure de vous conseiller au mieux pour choisir l’outil qui correspond le mieux à vos besoins. Et ce, parce qu’ils ont une large connaissance des différentes options possibles mais aussi une expérience du terrain des différentes typologies d’entreprise. Une PME, par exemple, n’aura pas les mêmes besoins qu’une multinationale. Faire le choix d’un consultant, c’est faire le choix du sur-mesure au milieu d’offres présentées abusivement comme du prêt-à-porter !
#2 - FAIRE UN « BENCHMARK »
Il est important de comparer les offres. Commencez par créer un tableau comparatif avec les éditeurs, les solutions, les fonctionnalités qui vous concernent vraiment , les options de modules, en y associant les différents prix. Impliquer les parties prenantes sur la pondération des fonctionnalités listées, et éviter de retenir LA solution-qui-fait-tout au motif de « qui peut le plus… ». C’est rarement un choix gagnant : la pertinence et la cohérence avec votre situation et vos besoins mérite une analyse plus compliquée, mais qui réussit plus souvent.
#3 - IDENTIFIER LES BESOINS BUSINESS
La sélection de la solution est la première étape. Mais pour que l’implémentation fonctionne, l’outil doit être adapté sur-mesure. Pour ce faire, il faut identifier les besoins business qui devront être adressés par ce nouveau système.
Le meilleur moyen de les identifier : organiser des workshops avec les parties prenantes en charge de ces process financiers. Elles seront à même d’échanger autour de leurs difficultés concrètes et donc de formuler des besoins. Vous pouvez aussi dresser une liste de questions. À quoi va vous servir l’outil ? Quels rapports automatiser ? Quels indicateurs nous intéressent ? Qui va utiliser l’outil ? À quelle fréquence ? Va-t-on l’utiliser sur tablette, smartphone, ou ordinateur ? Ou les trois ? (…)
#4 - PRIORISER LA FACILITÉ
Lorsque vous vous penchez sur les fonctionnalités clés, misez sur la facilité avec laquelle les utilisateurs pourront moduler les différentes fonctions et générer leurs propres rapports d’analyse, sans passer par les ressources du département informatique. L’avantage sera double : les salariés seront autonomes, et de son côté, la DSI pourra se consacrer à d’autres projets. Choisir le progiciel avec le plus de modules, ou avec les plus belles interfaces est forcément tentant. Mais c’est la prise en main qui prime ! Sans cela, votre outil sera juste une très belle voiture que personne n’arrive à conduire.
#5 - PENSER LONG-TERME
On considère qu’un projet de transformation est véritablement terminé si les utilisateurs sont parfaitement autonomes. Le temps du projet est donc bien supérieur à la simple phase d’installation : il y aura également des formations et des ateliers d’initiation. Pensez à l’avenir de l’outil après sa livraison, au service après-vente : combien de fois l’outil sera-t-il “upgradé” ? Comment l’outil sera-t-il maintenu ? Le support technique sera-t-il facilement joignable ? Pas de démobilisation après la livraison !
#4 – ENGAGER LES ÉQUIPES ET SUSCITER L’ENGOUEMENT
Face à une digitalisation en hausse, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à prendre des initiatives pour réinventer leur business. Pourtant, 3 projets de transformation sur 4 échouent en raison du manque d’engagement à long terme des parties prenantes. Comment faire pour tenir sur le long cours ?
#1 - RAPPELER LES AVANTAGES DU PROJET DE TRANSFORMATION
Résister au changement est un réflexe naturel. Et d'autant plus phobique pour les salariés si ces derniers pensent que « digitalisation » rime avec « déshumanisation ». Pourtant, technologie et humain vont toujours de pair ! Les programmes de transformation financière n'atteindront leur pleine efficacité et économies de coûts que s’ils investissent prioritairement sur les salariés, et leur capacité à utiliser les solutions. Rappelez leur les avantages valorisants d’un projet de transformation (construction de compétences, gain de temps) mais aussi que l’outil est pensé pour eux, et eux d’abord.
#2 - S’APPUYER SUR LE MANAGER COMME « CHANGE CHAMPION »
Pour aligner les actions au quotidien des équipes avec la vision stratégique de l’entreprise, le management doit être le plus impliqué possible. Le manager est la clé de voûte de la réussite. Il devient un « change champion » : il assure l’adhésion des équipes au projet en communiquant une vision claire et précise du changement, allié à un leadership fort. Parallèlement, il doit aussi s’assurer que les salariés ont les compétences digitales, humaines, techniques et commerciales nécessaires pour soutenir ce changement.
#3 - ÊTRE LE PLUS TRANSPARENT POSSIBLE
C’est en étant transparent que les salariés comprendront l’intérêt du projet et qu’une dynamique positive pourra se créer entre les équipes. Ils auront alors le sentiment de participer à une aventure collective aux objectifs partagés. À l’inverse, manquer de transparence risque de générer de la méfiance vis-à-vis du projet et donner l’impression aux salariés qu’ils en sont éloignés.
#4 - COURIR LE MARATHON DE L’ADHÉSION !
La transformation est un processus de longue haleine, allant parfois de 12 à 36 mois. Manager le changement, c’est maintenir l’adhésion de chaque collaborateur et un niveau de motivation haut et durable pendant longtemps. Le secret : une communication régulière et continue, où rappeler quotidiennement les progrès, les réussites, les objectifs à ne pas perdre de vue, le succès qui attend l’entreprise au final.
#5 - METTRE EN PLACE UN SYSTÈME DE FORMATION
Surmonter l’appréhension de la difficulté technique est un des plus grand challenges du projet. Le salarié va devoir devenir acteur de son propre apprentissage. Misez sur une formation complète, continue et ludique
#5 – RÉUSSIR LA PHASE PRÉPARATOIRE
Ne pas se préparer, c’est se préparer à l’échec ! La phase préparatoire d’un projet de transformation est sans hésitation l’étape la plus importante. C’est elle qui permettra d’identifier les personnes clés, les rôles attribués, le périmètre d’intervention…C’est aussi lors de cette phase que l’on mesure la criticité de chaque étape pour éviter les mauvaises surprises en cours de route.
1# - DÉFINIR CLAIREMENT LES RÔLES ET LES RESPONSABILITÉS DE CHACUN.E
On oublie trop souvent de s’asseoir simplement avec les équipes, et préciser qui est responsable de quoi. Un projet de transformation peut prendre des mois à s’implémenter. Soyez sûr de savoir quelle activité ou quel résultat incombe à quel membre de l’équipe. De cette manière, chaque personne sait précisément ce qu’elle a à faire, et rien ne sera laissé au hasard. En définissant clairement chaque responsabilité, vous améliorez l’efficacité de l’équipe projet, mais vous évitez également les confusions voire les conflits potentiels.
#2 - SE POSER LES BONNES QUESTIONS POUR LIMITER LES RISQUES
Il peut être intéressant de limiter la criticité du projet en posant des questions claires qui couvriront tous les scénarii possibles. Quelle est la date de livrable idéale, et la date maximale ? Quel est notre budget prévu, et notre budget maximum ? Quels éléments détermineront la fermeture définitive du projet ?
#3 - CHOISIR LA BONNE MÉTHODOLOGIE DE MANAGEMENT
L’objectif général du management projet est de standardiser, structurer et organiser des méthodes de travail. Cela permettra d’aligner tous les projets de la même manière, et ainsi de reproduire ce qui marche et éviter ce qui ne marche pas en apprenant de nos erreurs de manière itérative. C’est ce que l’on appelle l’amélioration continue. Et plus la méthodologie sera utilisée, plus elle sera améliorée et surtout adaptée au "style" de l’entreprise. Ainsi, un projet de transformation ne change pas la nature de l’entreprise, mais il va la faire évoluer vers une meilleure version d’elle-même !
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